Het is belangrijk dat de gecontroleerde persoon is verzekerd van een procedureel juiste gang van zaken tijdens een urinecontrole. Deze gang van zaken wordt beschreven in de zogenaamde ‘Chain of Custody’. Hierin wordt het traject van registratie van de urinedonatie tot de rapportage van de uitslag van het onderzoek beschreven. Daarbij staan alle handelingen beschreven, zodat deze getoetst kunnen worden aan kwaliteitscriteria. 

Hieronder wordt de Chain of Custody beschreven. De instelling is zelf verantwoordelijk voor het beschrijven en naleven van de procedures omtrent registratie, afname en verzending. Het DLDD is verantwoordelijk voor het beschrijven en naleven van de procedures omtrent ontvangen, analyseren en rapporteren. Het is van belang dat in iedere instelling de procedure rond het afnemen en versturen van de monsters goed beschreven staat en wordt nageleefd. 

De instelling is zelf verantwoordelijk voor de consequenties die aan de uitslag verbonden worden.

De schakels die in de Chain of Custody een rol spelen zijn achtereenvolgens:

Registratie

Het aanvraagformulier dient volledig te worden ingevuld, zodat geen misverstand kan bestaan over de herkomst van het urinemonster, het moment van afname en op welke drugs dient te worden gecontroleerd. Het aanvraagformulier biedt ruimte voor handtekeningen van zowel client als instelling ter bevestiging dat de aanvraag correct is gedaan.

Afname

Afnameplaats

De instelling is zelf verantwoordelijk voor de manier waarop de afnameplaats is ingericht. Het advies is hierbij om een rustige afnameplaats in te richten waarbij goed zicht is op de handelingen, bij voorkeur met een spiegel. Zorg ervoor dat de client geen middelen in de buurt heeft om de urinecontrole te manipuleren, zoals bijvoorbeeld zeep en een fonteintje om de handen te wassen.

Afnameprocedure

De instelling is zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een juiste afnameprocedure. Voor het afnemen van urinemonsters kan gebruik worden gemaakt van een vacutainer systeem (tegen geringe kosten), bestaande uit een vacutainer beker waarin de urine wordt verzameld en vacutainer buizen met vaste dop, welke op de beker geplaatst en zo gevuld kunnen worden. Dit is voor de medewerker van de instelling een hygiënische manier van werken en bovendien veilig voor de verzending van het urinemonster. De instelling kiest er zelf voor om alleen een A-monster af te nemen of een A- en B-monster. Alleen met een A- en B-monster kunnen alle op pagina 5 beschreven testen worden aangevraagd.

Overbrengen van urinemonsters in verzendbuizen

Om een homogeen urinemonster te verkrijgen dient het urinemonster in de urinebeker goed gemengd te worden middels omzwenken. Daarna kan het urinemonster worden overgebracht in een verzendbuis (in het geval van alleen een A-monster) of twee verzendbuizen (in geval van een A- en B-monster).

Identificatie van het urinemonster

De instelling is zelf verantwoordelijk voor het juist identificeren van een urinemonster. Voor de identificatie van urinemonsters worden door het DLDD stickers geleverd met daarop een uniek barcodenummer. Ieder nummer wordt in drievoud geleverd, 1 voor op buis A, 1 voor op buis B en 1 voor op het aanvraagformulier. Nauwkeurigheid is vereist bij het plakken van de barcodesticker, het betreft hier de identificatie van een urinemonster. De buizen worden hierna, indien gewenst, verzegeld met een verzegellabel. Het zegel dat door het DLDD wordt geleverd is voorzien van een permanente lijm. Voor een snelle verwerking van de aanvraag is het van belang dat de barcodesticker op de juiste manier op de buis geplakt wordt. (zie figuur hieronder). Alleen dan kan de apparatuur het barcodenummer lezen en worden vertragingen in de uitslag voorkomen.

Ondertekening door de cliënt

Het DLDD adviseert dringend om de te testen persoon zijn handtekening te laten zetten in de betreffende ruimte op het aanvraagformulier ten teken dat de procedure correct is verlopen.

Plak de barcode op deze manie op de buis:

Verzending

Zie onderstaande intructies voor de instructie gebruik verzendmateriaal. U kunt er voor kiezen om alleen monster A op te sturen of zowel monster A als monster B. Wanneer u monster B in uw eigen instelling wenst te bewaren dient dit te gebeuren in een koelkast of vriezer. De eventuele drugs in de urine blijven 2 weken stabiel.

Instructie gebruik verzendmateriaal

Bijgaand ontvangt u materiaal voor het verpakken en verzenden van urinemonsters.
Het materiaal bestaat uit een verzendetui van stevig vinyl in combinatie met een zogenaamde transportblister. Deze transportblister dient te worden voorzien van absorberend papier en biedt plaats aan drie monsterbuizen. De transportblister dient te worden verpakt in een vloeistofdichte safetybag.
In de verzendetui passen twee transportblisters. U kunt per etui dus maximaal zes monsterbuizen verzenden. De verzending geschiedt via antwoordnummer. Dat betekent dat u de verzendetui niet hoeft te frankeren. Bovendien past de verzendetui in de brievenbus.

Hieronder staat stap voor stap beschreven hoe u de verzendetui dient te gebruiken:

  1. Plaats absorberend papier in de transportblister, met de zachte absorberende kant naar boven (de plastic kant naar beneden).
  2. Plaats de monsterbuizen en sluit de transportblister. Gelieve de transportblister niet dicht te plakken met verzegellabels of plakband. De blister sluit goed van zichzelf. 
  3. Verpak de transportblister in een vloeistofdichte safetybag en sluit deze met de plakstrip. Verpak iedere transportblister apart in een safetybag
  4. Stop de transportblister in de verzendetui samen met het aanvraagformulier en sluit de envelop door middel van de rits. Wanneer u twee transportblisters in één verzendetui wilt versturen plaatst u deze naast elkaar. Alleen dan geldt de etui als busstuk en zal het zonder vertraging op het laboratorium bezorgd worden.

Grotere aanvragers ontvangen wekelijks het gebruikte verzendmateriaal terug.
Mocht u eerder door uw verzendmateriaal heen zijn dan verzoeken wij u dit kenbaar te maken via het DLDD bestelformulier.
Kleinere aanvragers kunnen tevens gebruik maken van het bestelformulier om nieuw verzendmateriaal aan te vragen. In verband met onze eigen beperkte voorraad zullen wij u maximaal 15 verzendetuis tegelijk toesturen.

Ontvangen

Bij ontvangst door het DLDD wordt gecontroleerd of het aanvraagformulier juist is ingevuld en of het barcodenummer op de buis overeenkomt met het barcodenummer op het aanvraagformulier. Ook wordt gekeken naar de tijdsduur tussen afnamedatum en ontvangstdatum op het laboratorium. Wanneer deze tijdsduur langer is dan twee weken wordt het monster niet in behandeling genomen in verband met afgenomen stabiliteit van eventuele drugs in de urine. De instelling wordt hiervan op de hoogte gebracht.

Analyseren

Urinemonsters worden op de dag van binnenkomst geanalyseerd (op werkdagen) volgens de geldende procedures en werkvoorschriften welke zijn opgenomen in het kwaliteitsmanagementssysteem van het laboratorium. Voor onderzoeken die worden uitbesteed aan een extern laboratorium geldt een periode van twee weken.

Na analyse worden de urinemonsters nog een bepaalde tijd bewaard op het laboratorium voor eventueel verder onderzoek. Monsters met een negatieve uitslag worden gedurende 1 week in een diepvries bij –20 °C bewaard. Monsters met een positieve uitslag gedurende 1 maand in een diepvries bij –80 °C.

Rapporteren

Het laboratorium garandeert dat de uitslagen van drugsscreeningen bij de aanvrager bekend zijn op de dag dat de monsters bij het laboratorium ontvangen zijn. Positieve uitslagen worden door ons gerapporteerd als de betreffende waarde met een ‘H’ ervoor. Als de waarde hoger is dan de bovenste bepalingsgrens dan wordt de uitslag doorgegeven als H >xxxx. De waarde die dan op de plaats van xxxx komt staan is afhankelijk van de bovenste bepalingsgrens van een bepaling.  Als de uitslag lager is dan de afkapwaarde dan wordt de uitslag doorgegeven als NA (niet aantoonbaar). Een uitzondering hierop is cannabis. Als de cannabisuitslag lager is dan de afkapwaarde maar hoger dan de onderste bepalingsgrens dan wordt het getal doorgegeven, echter zonder H. Deze uitslagen zijn dus negatief en dienen ook als zodanig geïnterpreteerd te worden. Doordat het getal echter wordt doorgegeven kan ook de cannabis/kreatinine ratio worden uitgerekend voor een cannabisuitslag onder de afkapwaarde.Tijdens de analyse wordt het urinemonster door de analist beoordeeld op geur en kleur. Als hierbij een afwijking wordt gevonden dan wordt dit als opmerking toegevoegd bij de aanvraag. Deze opmerking wordt weergegeven op het rapport. Ook een afwijkende uitslag voor kreatinine wordt met een opmerking toegelicht. Zie hiervoor de toelichting bij Interpretatie van de uitslag.

Voor de rapportage kunt u kiezen uit twee vormen. Een enkelvoudige rapportage, u ontvangt dan per cliënt alleen het nieuwe resultaat. Bij een cumulatieve rapportage ziet u per cliënt de uitslagen van de 6 laatste urinecontroles (inclusief het nieuwe resultaat).

Rapportage van uitslagen van drugsscreeningen vinden plaats via e-mail middels een geautomatiseerd programma. U ontvangt een pdf file met daarin de uitslagen van alle cliënten waarvoor een nieuw resultaat bekend is. Het is helaas met de huidige software niet mogelijk om een pdf file per cliënt te versturen.


ZAMB werkt o.a. voor:

logo Elisabeth Tweesteden ziekenhuis logo Regionaal Ambulance Vervoer logo 2 serve kliniek logo Verbeeten Instituut